Alternance : bien s’organiser pour finir l’année en beauté !

La fin de l’année est souvent une période assez mouvementée… Et elle peut être particulièrement intense pour les étudiants en alternance ! Boucler certains projets au sein de votre entreprise d’accueil, organiser vos révisions pour les examens de la rentrée, préparer les fêtes et planifier vos congés… Il est parfois difficile de gérer toutes ces échéances professionnelles et académiques. Mais rassurez-vous : avec un peu d’organisation et quelques astuces, vous pouvez facilement terminer l’année en beauté !

1. Identifiez vos priorités, pour rester concentré sur l’essentiel

Entre vos responsabilités de salarié et vos obligations d’étudiant, vous pouvez parfois avoir du mal à vous organiser. Et encore plus à la fin de l’année ! Alors pour éviter d’être stressé et préoccupé pendant les fêtes, vous devez comprendre vos priorités et vous concentrer sur l’essentiel.

Listez toutes les échéances à venir

Voie royale vers l’emploi, l’alternance séduit depuis plusieurs années de plus en plus de jeunes et d’entreprises. Et s’il permet d’intégrer directement le monde professionnel (et plus tard le marché de l’emploi), ce mode d’enseignement suppose aussi d’apprendre à jongler entre études et travail ! Or, chaque univers a ses propres exigences et échéances. Et en fin d’année, les deadlines sont parfois nombreuses… 

Pour ne pas vous laisser dépasser, commencez par identifier les échéances et les priorités de :

• votre formation théorique : en tant qu’étudiant, votre mois de décembre rime généralement avec rendus et présentations, révisions, examens ou soutenances ;
• votre expérience en entreprise : comme les autres salariés, vous devez souvent finaliser des projets, et participer à des bilans ou à des réunions stratégiques.

Pour mieux gérer ces attentes, prenez le temps de lister toutes vos missions de fin d’année. Renseignez-vous sur les dates clés du calendrier de décembre. En plus d’avoir une vision d’ensemble, cela vous permet de vous organiser en fonction de l’importance des missions et de leur date d’échéance ! 

Hiérarchisez vos tâches de fin d’année

Difficile de finaliser un compte-rendu pour votre équipe tout en révisant vos examens ! Puisque vous ne pouvez pas tout gérer en même temps, vous devez absolument prioriser vos tâches. L’exercice peut sembler difficile, mais certaines méthodes peuvent vous aider à hiérarchiser vos missions de fin d’année.

Outil de gestion des priorités, la matrice d’Eisenhower consiste à classer vos tâches selon leur importance et leur urgence :

• important et urgent (priorités absolues, à faire sans attendre) ;
• important mais pas urgent (à planifier dans votre emploi du temps ) ;
• urgent mais pas important (à déléguer si possible, ou à exécuter en un temps limité) ;
• ni urgent ni important (à laisser de côté ou à reporter). 

Cette méthode vous aide à organiser votre temps (et à l’optimiser !). Vous pouvez alors concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment, en évitant de vous disperser.

2. Organisez votre temps intelligemment !

Après avoir identifié vos priorités pour la fin de l’année, vous pouvez passer à l’organisation concrète de votre emploi du temps. Visualisez les semaines à venir, et fixez-vous les bons objectifs ! Et si vous avez du mal à vous organiser, n’oubliez pas que vous êtes un étudiant en apprentissage… N’hésitez pas à demander de l’aide à vos professeurs, et / ou à votre entreprise d’accueil.

Un planning bien ficelé, indispensable pour s’organiser en fin d’année

À la base de toute bonne organisation, il y a toujours… un emploi du temps ! Alors pour rester organisé pendant votre alternance et terminer l’année en beauté, prenez le temps de planifier vos semaines. Accordez-vous 30 minutes en début ou en fin de semaine, pour organiser les journées à venir. À la clé ? Une bonne vue d’ensemble sur les semaines à venir, et moins de stress face aux éventuels imprévus 🙂

Vous devez inclure dans votre planning vos heures de travail en entreprise, les plages horaires dédiées à vos cours, et vos périodes de révisions. Vous pouvez ensuite noter vos missions et vos priorités pour chaque période. Et n’oubliez pas de garder un peu de flexibilité ! Un collègue absent, une nouvelle mission au travail ou un problème technique pendant les cours… Même si votre planning est bien ficelé, des imprévus peuvent toujours survenir.  

Important : votre planning doit aussi inclure des temps de pause. La période des fêtes de fin d’année peut en effet être particulièrement intense. Alors pour ne pas vous épuiser, pensez à prévoir plusieurs micro-pauses pendant la journée (idéalement, entre 5 et 10 minutes toutes les heures). Faites quelques pas, buvez un peu d’eau ou fermez les yeux quelques instants… Ces petits temps de repos vous permettent de vous détendre et de récupérer, pour ensuite être plus concentré et efficace ! 

Trouvez le bon équilibre entre travail et études

On ne le répètera jamais assez : dans la vie, tout est une question d’équilibre ! Et cela se vérifie encore plus pendant vos études en alternance… Vous devez en effet trouver le bon équilibre entre vos responsabilités professionnelles et vos objectifs de formation. Soyez réaliste, et ne cherchez pas à tout faire parfaitement. Il est normal de ne pas exceller dans tous les domaines, tout le temps ! Fixez-vous des objectifs réalisables pour la fin de l’année, et concentrez-vous sur vos priorités du moment.

Bonne nouvelle ! Vous disposez aujourd’hui de nombreux outils numériques pour organiser votre emploi du temps pendant votre alternance. Google Agenda, Trello ou Asana vous permettent par exemple de centraliser vos tâches et de suivre l’avancement de vos projets. Avec Microsoft To-Do, vous pouvez créer des listes de tâches, simples et efficaces. Vous pouvez aussi booster votre productivité grâce à des applications de prises de notes (Evernote, Onenote), ou des outils collaboratifs (Google Workspace, Slack, Microsoft Teams).

N’hésitez pas à demander de l’aide

En plus d’un emploi du temps pensé en amont, pensez à communiquer régulièrement avec les professionnels qui vous accompagnent pendant votre alternance. À l’approche des fêtes de fin d’année, votre tuteur et vos professeurs sont en effet vos meilleurs alliés ! Votre employeur vous a demandé de terminer un projet en fin de semaine, alors que vous devez réviser des examens ? Pas de panique ! Il suffit généralement d’évoquer le problème avec votre manager ou votre formateur pour trouver une solution… 

N’hésitez pas à non plus à utiliser les ressources de votre école. Spécialiste des formations en alternance en digital learning, l’iSCOD propose par exemple un suivi sur mesure pendant toute la durée de vos études ! En plus d’avoir accès à des cours et à des outils pédagogiques en ligne, vous profitez d’un accompagnement personnalisé et du soutien d’un mentor. 

Besoin de conseils sur un projet d’entreprise ? Difficultés à choisir vos options de cours pour l’année prochaine ? Vous pouvez également demander de l’aide à vos collègues et à vos camarades de classe. Il serait en effet dommage de ne pas profiter du réseau développé grâce à vos études en alternance 😉 

3. Prenez soin de vous, pour finir l’année en beauté 

Votre fin d’année s’annonce intense ? En plus de bien vous organiser pour jongler efficacement entre vos cours et vos périodes de travail en entreprise, vous devez prendre soin de vous ! Être en forme est en effet indispensable pour rester efficace et motivé jusqu’au mois de janvier. 

Adoptez une routine saine et équilibrée au quotidien

« Un esprit sain dans un corps sain » : ayez toujours cette citation à l’esprit ! Pour terminer l’année en beauté, vous devez prendre soin de vous et rester en bonne santé. 

Pour garder votre énergie et rester performant, veillez à :

• dormir suffisamment : pour une concentration optimale, 7 à 8 heures de sommeil par nuit sont nécessaires. Et bien dormir vous aide aussi à mieux gérer le stress au quotidien ;
• manger équilibré : consommez des aliments riches en nutriments (des fruits et des légumes, des protéines et des fibres). En plus de vous maintenir en bonne santé, une alimentation saine et variée vous apporte toute l’énergie dont vous avez besoin pendant votre alternance !
• bouger régulièrement : pour garder le moral et un maximum d’énergie, vous devez aussi pratiquer une activité physique régulière. Même une courte marche ou quelques étirements peuvent faire la différence.

Savoir gérer son stress permet aussi de terminer l’année plus facilement, et de passer de bonnes fêtes ! Pensez à intégrer des moments de relaxation et de détente dans votre journée (pendant vos pauses, par exemple). Vous pouvez par exemple pratiquer la méditation ou faire quelques exercices de respiration. Et plusieurs applications peuvent vous guider dans cette pratique (Calm, Headspace ou Petit Bambou).

Célébrez toutes vos réussites de fin d’année !

Avant de terminer l’année, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez accompli. Quels projets vous ont fait progresser ? Quelles compétences avez-vous renforcées ? Avez-vous avancé dans votre projet professionnel ? Ce bilan vous permet de mesurer vos progrès, d’identifier les points à améliorer et de fixer vos objectifs pour l’année prochaine. Mais il vous permet aussi de faire le point sur vos efforts ! 

Que vous soyez en alternance ou non, la fin de l’année est le moment idéal pour célébrer vos victoires. Alors profitez-en pour vous accorder des moments agréables ! Une sortie entre collègues à la fin de votre journée de travail, une séance de ciné après vos cours, un joli cadeau pour vous récompenser… Ces petits plaisirs suffisent généralement à renforcer votre motivation pour terminer l’année en beauté !

Pensez aussi à remercier ceux qui vous ont aidé. Les fêtes de fin d’année peuvent être une bonne occasion d’exprimer votre gratitude. En plus de prouver votre maturité, un simple « merci » peut renforcer vos relations personnelles et professionnelles. Organisés dans de plus en plus d’entreprises en France, les « Secret Santa » sont aussi l’occasion de gâter votre tuteur, vos formateurs ou vos collègues avant Noël 🙂 

Vous avez besoin d’aide pour vous organiser et bien terminer l’année ? Disponibles et à l’écoute, les conseillers iSCOD vous accompagnent tout au long de vos études en alternance. N’hésitez pas à contacter nos équipes !