Alternance : quelle réglementation pour les entreprises ?

Vous souhaitez recruter un jeune en alternance, mais vous êtes perdu face à la réglementation en la matière ? Il est vrai que les primes à l’embauche d’un alternant ont beaucoup évolué depuis la période Covid. Pourtant, les démarches administratives restent les mêmes, tout comme les engagements auxquels vous êtes soumis, vos devoirs en tant qu’employeur, la loi en vigueur… En effet, comme pour tout salarié, l’entreprise se doit de respecter certaines règles. Toutefois, dans le cas d’un alternant, celles-ci sont un peu différentes. Nous vous donnons toutes les informations sur le sujet pour vous assurer une sérénité à toute épreuve. Et, croyez-nous, elles sont moins complexes qu’elles n’y paraissent.

Quelle réglementation pour recruter un étudiant en alternance ?

L’alternance offre de nombreux avantages aux entreprises. Les premières sont, bien entendu, les fameuses aides octroyées par le gouvernement durant la pandémie. En effet, en juillet 2020, le gouvernement a mis en place le plan « 1 jeune, 1 solution ». Les entreprises pouvaient, ainsi, disposer d’une prime de 5 000 euros (pour les moins de 18 ans), ou de 8 000 euros (pour une personne majeure). Prolongées à plusieurs reprises, elles ont désormais évolué, mais restent intéressantes. Sur ce sujet, nous vous invitons à vous référer au site du ministère du travail. Il reprend toutes les conditions d’octroie de ces dernières.

Les critères d’âge en fonction du contrat

Tout dépend au départ de vos besoins et du statut de votre entreprise. Vous aurez alors le choix entre deux types de contrats en alternance : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation. Voici déjà quelques éléments à connaître et maîtriser :

• Le contrat d’apprentissage pour les 16-30 ans qui sont en formation diplômante. Les mineurs à partir de 15 ans peuvent, également, faire une demande de dérogation pour y accéder. À noter également que cette limite d’âge peut présenter plusieurs exceptions. Par exemple, si l’étudiant est déjà en contrat d’apprentissage mais qu’il souhaite signer un nouveau contrat afin d’accéder à un niveau de diplôme supérieur, vous pourrez l’embaucher jusqu’à ses 34 ans révolus. Les travailleurs en situation de handicap et les candidats à la création/reprise d’entreprise peuvent, quant à eux, faire une demande, sans aucun âge limite. Le contrat d’apprentissage permet à tous les publics d’obtenir un diplôme d’État dans le secondaire ou le supérieur : certificat d’aptitude professionnelle (CAP), bac professionnel, brevet de technicien supérieur (BTS), bachelor universitaire de technologie (BUT ex-DUT), licence, master.
  
• Le contrat de professionnalisation pour les 16-25 ans qui sont en formation qualifiante professionnelle (CAP, bac pro, BTS, licence professionnelle, titre d’ingénieur…). Peuvent aussi y accéder, les demandeurs d’emploi de 26 ans et plus, les bénéficiaires des minimums sociaux ou les travailleurs handicapés. Son objectif premier est l’emploi. Il doit être signé pour une durée donnée pour un CDD (contrat à durée déterminée) qui pourra être renouvelé une fois. Mais il peut également être en CDI (contrat à durée indéterminée) avec une période de professionnalisation de six à douze mois.

Dans le premier cas, vous pourrez embaucher un alternant quel que soit votre statut (privé, public…). Dans le cas d’un contrat de professionnalisation, en revanche, vous devrez être une organisation relevant du privé. Les particuliers employeurs et les organismes publics sont, en ce qui les concerne, exclus du dispositif.

La durée d’un contrat en alternance

Vous vous demandez pour combien de temps vous pouvez recruter un alternant ? Tout dépend de la profession et de la qualification préparée par l’étudiant, mais aussi du contrat choisi. Le contrat d’apprentissage pourra ainsi durer entre 6 mois et 3 ans. Toutefois, le site du ministère du Travail, du plein emploi et de l’insertion précise que cette durée pourra être « adaptée pour tenir compte du niveau initial de compétence de l’apprenti« . Celle-ci pourra être portée à 4 ans pour les personnes reconnues comme « travailleur handicapé ».

Enfin, il y a une différence entre CDD et CDI (bien entendu !). Dans le cadre d’un CDI, le contrat débute par la période d’apprentissage, celle-ci étant directement liée au cycle de la formation. Elle se poursuit ensuite par les mêmes règles régissant celles de ce type de contrat. Le CDD, lui, s’arrête à l’issue de la formation.

Le contrat de professionnalisation est, de son côté, limité à une durée comprise entre 6 et 12 mois. Mais il pourra s’étendre jusqu’à 36 mois pour les personnes sans qualification ou bénéficiaires du RSA (Revenu de solidarité active), de l’ASS (Allocation de solidarité spécifique), de l’AAH (Allocation aux adultes handicapés) ou sortant d’un contrat aidé. Là encore, en cas de CDD, la durée suivra celle du cycle de formation.

La rémunération de l’étudiant en alternance : quelle réglementation ?

En matière de rémunération pour un alternant, là aussi, tout dépend du contrat que vous avez signé avec l’alternance. Mais d’autres paramètres viennent également s’ajouter tels que son âge, son niveau de formation et l’année d’exécution de sa formation.

Néanmoins, il faut savoir que le salaire sera calculé sur la base du smic mensuel ou du salaire minimal supérieur si les accords collectifs en prévoient un. Pour tout comprendre, nous vous invitons à consulter notre article « Recruter en alternance : on vous dit tout !« . Vous y trouverez des tableaux récapitulatifs qui vous permettront d’y voir plus clair sur le salaire à verser à votre alternant.

Les démarches pour recruter un alternant

Vous souhaitez recruter un alternant ? Plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez, par exemple, vous adresser à un organisme ou centre de formation afin de faire connaître votre besoin. À l’iSCOD, notre équipe pourra vous conseiller les meilleurs profils. Vous pouvez également publier une annonce sur les plateformes d’emploi reconnues, généralistes et/ou spécialisées dans un domaine particulier ou, encore, mettre en ligne votre demande sur les sites dédiés spécifiquement à l’alternance.

Une fois votre nouveau talent trouvé, il ne vous restera plus qu’à réaliser les formalités administratives liées à son embauche.

Réglementation : les formalités au moment de l’embauche pour recruter un étudiant en alternance

1. Définir la date de début du contrat

2. Rassembler les informations concernant la formation pour l’OPCO

Cette étape est essentielle pour obtenir les financements nécessaires. Vous aurez donc besoin de connaître :

• Le programme ;
• La convention de formation qui lie l’organisme et l’entreprise.
• Le code formation…

Vous pouvez demander ces informations à l’organisme de formation de votre étudiant qui sera un véritable allié pour la constitution de votre dossier.

3. Remplir et envoyer le contrat

Selon le contrat pour lequel vous aurez opté, vous devrez remplir un formulaire Cerfa et un contrat que vous devrez ensuite envoyer aux organismes concernés, dans les 5 jours ouvrés suivant la signature. L’OPCO disposera ensuite de 20 jours pour donner sa réponse concernant la prise en charge du financement des frais de formation.

4. Faire votre demande d’aide à l’embauche

Par la suite, pour bénéficier des aides à l’embauche d’un alternant de l’État, la plateforme de téléservice de l’Agence de services et de paiement (ASP) sera votre alliée.

Vous devrez ainsi y joindre un certain nombre de documents (copie du contrat de travail, pièce d’identité de son représentant et de celle de l’alternant..). Attention, cette demande doit intervenir dans les 4 mois suivant l’embauche de votre alternant.

Mais, attention, avant même de signer tous ces documents, vous devez être conscient des engagements auxquels vous aurez à faire face par rapport à cette nouvelle recrue.

Que dit la réglementation concernant votre engagement envers votre salarié en alternance ?

En tant qu’employeur d’un salarié en alternance, de nouvelles responsabilités vous incombent. Lesquelles et comment y répondre ?

Les engagements généraux de l’entreprise

Votre alternant est là pour apprendre. Les missions que vous lui confiez doivent donc être en rapport direct avec sa formation. Vous devez vous en assurer avant tout recrutement. Il vous appartient également d’être en contact régulier avec son organisme de formation pour réaliser un véritable suivi.

Faire le suivi de la formation de l’alternant

Un bon suivi passe ainsi par la désignation d’une personne dans l’entreprise qui accompagnera l’alternant et lui permettra de développer ses compétences. C’est le rôle du tuteur ou du maître d’apprentissage. Légalement, vous avez donc le devoir de désigner l’heureux élu. Mais, attention, cela doit se faire sur la base du volontariat et vous devrez respecter certaines règles avant de faire un choix.

Pas question d’imposer ce rôle à Jean-Philippe de la compta qui est bientôt sur le départ (pour la retraite) et qui dispose de davantage de temps que vos autres collaborateurs. Un tuteur doit disposer des compétences et des expériences nécessaires à l’exercice de ces fonctions. Ainsi, il doit avoir entre deux et trois ans d’expérience professionnelle dans un secteur en lien avec le diplôme préparé par votre nouvel alternant. Tout dépend, là aussi, du contrat que vous aurez signé. Alors renseignez-vous bien ! Vous trouverez toutes les réponses dans notre article : « Alternance : comment choisir un tuteur et le former en tant qu’entreprise ?« 

Respecter les conditions de travail de l’alternant

Un alternant, tout comme n’importe lequel de vos salariés, doit disposer des meilleures conditions de travail requises. Il ne doit donc pas travailler plus de 7 heures par jour et dispose d’un droit de repos de 12h minimum entre deux journées de travail.

Dans son cas, vous devrez également prendre en compte ses temps de formation. Ces derniers ne se feront bien souvent pas en soirée, mais en journée. C’est donc à vous qu’il incombe d’organiser de façon optimale ses missions, ses objectifs et son temps de travail pour qu’il puisse réaliser sa formation en toute sérénité.

Ainsi, à moins d’une urgence absolue, nous vous déconseillons fortement de le contacter lorsqu’il est en école. En présentiel, il aura parfois des examens ou autres qui nécessiteront toute son attention. Vous ne pouvez donc pas empiéter sur ce temps, à moins d’une force majeure.

Votre alternant aura aussi droit à des congés et des temps de repos. Comme pour tout salarié, finalement. Vous devez donc les lui accorder à raison de :

• 5 semaines par an ;
• 5 jours par an pour préparer ses examens s’il en fait la demande.

Les obligations en cas de fin de contrat

Comme pour tout collaborateur, les litiges sont possibles. Vous devez donc rapidement prendre les choses en main pour éviter que les choses ne s’enveniment. Si cela ne suffisait pas, vous avez la possibilité de faire appel à un médiateur pour trouver des solutions. Enfin, si situation devenait réellement insurmontable, vous pourriez, bien entendu, mettre fin à son contrat. À condition de le faire d’un commun accord.

En effet, en cas de désaccord pour manquement ou faute grave de l’une des deux parties, la situation sera plus complexe à gérer. Il ne restera plus alors qu’à passer devant le conseil des Prud’hommes ou la justice. Personne n’aimant arriver à de telles extrémités, il est essentiel que l’alternance se déroule le mieux possible ou se termine sur un accord à l’amiable.

En conclusion : nul n’est sensé ignorer la loi encadrant son alternant

Lorsqu’un employeur fait le choix de l’alternance, il doit être conscient des obligations qui lui incombent. Il n’aura donc pas le droit à l’erreur en cas de manquement : les risques encourus pouvant être important en matière de coût. Ainsi, si l’alternant considère que sa santé mentale et physique est menacée au sein de votre établissement, il peut demander la suspension de son contrat d’apprentissage. Vous devrez, alors, lui verser l’intégralité de la somme qu’il aurait dû toucher durant son contrat et le rémunérer même pendant sa suspension.

Toutefois, nous vous rassurons, ces cas sont, finalement, très rares. Les avantages de l’alternance sont, quant à eux, indéniables. Alors, n’hésitez plus à y recourir et contactez-nous pour en savoir plus.