Accueil et intégration d’un alternant en entreprise : mode d’emploi !

Ça y est, vous avez trouvé votre perle rare : vous venez de sélectionner votre prochaine recrue en alternance. Félicitations ! Oui mais voilà, panique à bord, vous n’avez pas l’habitude d’accueillir des apprentis au sein de votre entreprise.  Or, vous souhaitez faire au mieux pour faciliter son intégration… Et vous avez bien raison ! Un accueil soigné laissera en effet une marque indélébile dans l’esprit de votre future recrue.  Cela lui permettra de s’investir et de se projeter durablement dans votre structure. Comment préparer efficacement l’arrivée de votre alternant ? Quels conseils appliquer pour réussir son onboarding ? On vous donne le mode d’emploi pour accueillir et intégrer avec succès un alternant !

Le « pré-onboarding », ou comment préparer l’arrivée de son alternant

L’onboarding pourrait se traduire en français par le mot « embarquement » mais se réfère plus spécifiquement dans le jargon RH à l’intégration d’un nouveau salarié. L’onboarding fait ainsi référence au parcours que vit un nouveau salarié dans l’entreprise à son arrivée. C’est ainsi un véritable processus en plusieurs étapes qui permet au nouvel employé de se familiariser non seulement avec son poste, mais aussi avec les équipes et l’entreprise en elle-même. Et devinez quoi ? l’onboarding d’un salarié ne se limite pas à organiser sa toute première journée ! C’est un processus qui commence dès son embauche. On vous en dit plus sur cette phase préliminaire parfois appelée « pré-onboarding » et sur les must have pour préparer en amont l’arrivée de votre alternant.

Bien informer son alternant via un mail de bienvenue

Vous le savez, faire son premier jour dans une nouvelle entreprise a quelque chose d’excitant certes, mais peut aussi s’avérer très stressant ! D’autant plus qu’il faut bien vous rappeler que votre alternant à moins d’expérience que vous, et qu’il n’a pas forcément l’habitude de faire ses premiers pas en entreprise. Bien informer votre apprenti avant son arrivée, c’est ainsi un moyen imparable de diminuer son stress et de l’aider à s’intégrer en douceur.

Notre conseil n’est pas sorcier, il suffit de lui rédiger un mail de bienvenue complet quelques jours avant le début de son contrat. Ci-dessous les éléments clés qui devront apparaître dans cet e-mail souvent très attendu :

• la date et l’heure de sa venue
• l’adresse du lieu de rendez-vous
• les modalités de transport (arrêt de métro à proximité ou encore parking pour se garer ?)
• la personne qui va l’accueillir le jour J
• le planning du premier jour et d’autres informations pratiques si nécessaire
• le matériel et documents à apporter

La sélection du tuteur, une étape essentielle

Bien se préparer à l’intégration d’un alternant, c’est faire en sorte qu’il sera bien accompagné une fois en poste. Pour ce faire, il est primordial de sélectionner parmi vos employés une personne qui sera son tuteur. Cee référent sera l’interlocuteur privilégié de votre alternant, et sera également un lien avec son centre de formation.

Pour être tuteur, un salarié doit répondre aux conditions suivantes :

• appartenir à l’entreprise qui emploie la personne en contrat de professionnalisation
• être volontaire
• justifier d’au moins 2 ans d’expérience dans une qualification visée par le contrat de professionnalisation
• avoir été choisi par l’employeur

Le rôle du tuteur est important pour garantir le succès de l’intégration de votre alternant. Il a en effet pour mission de l’accueillir, de le conseiller, de le former, et de l’évaluer tout au long de sa formation. Ainsi, sachez que bien que cela ne ne soit pas obligatoire, il est possible de faire bénéficier à votre futur tuteur d’une formation prise en charge afin de s’assurer qu’il dispose de toutes les clés pour mener sa mission à bien.

Avez-vous pensé au Welcome Pack ?

Un welcome pack est un kit de bienvenue préparé par l’entreprise à destination des ses nouveaux employés. Il peut contenir des infos utiles, un message d’accueil, de la direction, mais également des goodies qui feront toujours plaisir à votre nouvelle recrue !

Réaliser un welcome pack est loin d’être obligatoire, mais il peut permettre à votre entreprise de se démarquer et de laisser une excellente impression à votre alternant. Voici ses principaux avantages :

• Signifier à votre alternant qu’il est le bienvenu et ainsi faciliter son intégration
• Créer un sentiment d’appartenance en offrant du matériel à l’effigie de votre entreprise
• Véhiculer vos valeurs grâce à des objets et un ton bien choisi
• Faire rayonner une image positive à l’externe en se retrouvant pourquoi pas sur les réseaux sociaux de votre recrue, fière d’avoir intégré l’entreprise

Généralement, le welcome pack est remis au nouvel employé le jour de son arrivée. Il peut aussi être envoyé à son domicile en amont pour un effet de surprise encore plus grand ! Quoi qu’il en soit, cette étape doit être pensée bien avant l’arrivée du nouvel alternant pour des raisons évidentes de logistique. Commander et surtout recevoir des goodies personnalisés peut en effet prendre plus d’un mois !

Que mettre dans son welcome pack d’entreprise ? Essayez de penser à des objets et informations qui seront utiles à votre nouvel alternant dans son quotidien. Un welcome kit alternant peut par ailleurs contenir des éléments inédits par rapport aux autres salariés en fonction de ses besoins !

Ci-dessous quelques éléments classiques mais toujours efficaces qu’il est possible d’intégrer dans votre welcome pack :

• Tote bag
• Gourde
• Mug
• Carnet
• Stylo
• T-shirt
• Chargeur
• Confiseries…

Les possibilités sont infinies ! L’important est de bien penser aux valeurs que vous souhaitez véhiculer en choisissant soigneusement la tonalité des messages inclus dans votre pack ainsi que vos objets.

3 conseils à appliquer pour une intégration alternant réussie

Une fois le jour J arrivé, il est temps de se lancer à proprement parler dans la phase d’intégration de votre apprenti. Votre objectif est évidemment qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible ! Mais pour ce faire, il ne faut pas bruler les étapes. Inutile en effet de le laisser directement livré à lui-même à son bureau devant son ordi… On vous donne nos 3 conseils pour une intégration alternant réussie.

Soigner l’onboarding avec un vrai parcours d’intégration alternant

Un bon parcours d’intégration permet à votre alternant de s’imprégner de votre culture d’entreprise, de connaître en détail les tenants et aboutissants de son poste, et de se familiariser avec ses collègues.

La première journée d’intégration est cruciale. Elle peut prendre plusieurs formes : visite des lieux, repas avec les équipes, réunions, ateliers de travail, activités ludiques… l’important est de déterminer ce que vous souhaitez présenter à votre nouvel arrivant pour qu’il s’adapte à son nouveau poste et à votre environnement.

A l’issue d’une première journée d’intégration, votre apprenti devra donc connaître en détail ses fonctions, missions, responsabilités, mais aussi être familiarisé avec ses collaborateurs et avoir une meilleure idée de la culture de votre entreprise. Pour vous en assurer, il est bon de clôturer la première journée d’intégration par une réunion informelle en tête à tête entre alternant et tuteur. Ils pourront ainsi échanger sur ce que l’alternant à compris de l’entreprise et lui permettre de poser des questions s’il en a encore.

Assurer l’accompagnement de son alternant sur le long terme

Bien que la première journée de votre nouvelle recrue soit la seule qui sera à proprement parler consacrée à son onboarding, ce n’est pas pour autant que sa phase d’intégration est terminée. En effet il faut assurer l’accompagnement de votre alternant sur le long terme.

C’est le tuteur qui est au cœur du suivi de l’alternant. L’idéal est d’instaurer un moment privilégié régulier pour expliquer à votre nouvelle recrue comment mener à bien ses missions et l’aider à planifier ses tâches. Ces moments seront aussi l’occasion de rester ouvert aux questions.

Par ailleurs, la montée en compétences de votre apprenti est surement une de vos préoccupations majeures. Rome ne s’est pas construite en un jour ! Il faudra donc mettre en place un plan de montée en compétences en collaboration avec le référent formation de votre alternant et évaluer régulièrement ses progrès. Pour faire simple, dites-vous que chaque nouvelle tache donnée à votre alternant devra être expliquée mais aussi évaluée pour savoir si elle a été bien acquise.

Ainsi, un bon accompagnement opérationnel en tant que tuteur peut être résumé aux tâches suivantes :

• Montrer comment faire
• Indiquer les critères pour évaluer si une tâche est bien ou mal faite
• Expliquer comment rectifier en cas d’erreur
• Faire savoir dans quels cas il est préférable de faire appel à vous pour l’aider

Echanger régulièrement avec l’école de son apprenti

Il est parfois facile de l’oublier, votre alternant partage sa vie entre votre entreprise, mais aussi son centre de formation ! La réussite de son intégration repose ainsi sur cette relation tripartite. Des rendez-vous entre tuteur et référent pédagogique côté formation sont souvent mis en place par l’école dans le cursus de l’alternant. Ces rendez-vous peuvent se faire avec ou sans la présence de l’alternant en fonction de leur objectif.

Ne négligez pas ces points, même si à votre sens, vous n’avez peut-être pas grand-chose à dire car tout se déroule bien ! Il faut absolument que vous conserviez le lien avec l’établissement de votre apprenti afin d’être informé du déroulé de sa formation. Peut-être, par exemple, que tout se passe bien à vos côtés, mais que sans que vous en ayez conscience, il néglige ses études ? Cette situation est dommageable à son futur dans votre entreprise. Il est ainsi important de prendre de mesures pour mieux accompagner votre recrue vers la réussite.  

Success Story d’une intégration alternant : Dentsu x iSCOD

L’iSCOD met un point d’honneur à assurer un accompagnement optimal de ses alternants et de leur entreprise d’accueil dans le processus d’intégration de ses jeunes. Découvrez la success story de Sandra, étudiante à l’iSCOD et assistante consultant média B2B B2C en alternance chez Dentsu !

Vous souhaitez recruter en alternance et vous aussi être accompagné dans l’intégration de votre apprenti ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous aider à trouver l’alternant idéal pour vos besoins, et faciliter son arrivée dans votre entreprise. Bonne nouvelle, les rentrées iSCOD se déroulent tout au long de l’année… alors n’hésitez plus et renforcez vos équipes dès maintenant !