Office manager, un métier en plein boom !

Dans votre entreprise d’accueil, lors de vos recherches d’emploi ou d’alternance, vous avez sûrement remarqué l’existence croissante des Office managers. Ce métier est à cheval entre l’assistant de direction, les ressources humaines (RH) et le Chief happiness manager (CHO). Touche-à-tout, ces professionnels sont de plus en plus recherchés. Au point de devenir indispensable dans les entreprises. En quoi consistent exactement ses tâches ? Quelles sont les qualités et compétences attendues pour devenir Office manager ? Comment se former à ce métier en devenir ? Autant de questions auxquelles nous répondrons dans cet article 🙂 

En quoi consiste le métier d’Office manager ?

Un corps de métier lié à la direction

Directement lié aux tâches du directeur général (DG), l’Office manager occupe un poste pluridisciplinaire et polyvalent. En effet, les activités de ce dernier touchent à la vie de l’Office (bureau) au sens large. Ainsi, il accompagne et assiste le DG dans toutes ses activités directement ou indirectement liées à la vie professionnelle de l’entreprise. Dès lors, ses tâches peuvent être de nature très diverse. Ces dernières allant de la gestion des services généraux, à la gestion administrative du personnel, par exemple.

Par nature rattaché au DG ou à un autre manager, le rôle de l’Office manager est donc d’assurer le lien entre la direction et l’ensemble des effectifs de l’entreprise. 

Les tâches quotidiennes de l’Office manager

Plus concrètement, au-delà de son lien intime avec le DG, l’Office manager a en charge la bonne organisation de l’espace de travail. Appartenant aux métiers de service et d’assistance, ses missions sont variées et touchent au fonctionnement du bureau : 

• Accueil téléphonique
• Envoi et réception des courriers
• Organisation des tâches et de l’agenda collectif 
• Bien-être de l’équipe
• Équipement et fournitures de bureau
• Exécution administrative
• Gestion financière
• Etc. 

Bien évidemment, le métier d’office manager évolue en fonction des besoins de chaque entreprise. Ainsi, les tâches citées ci-dessus sont purement indicatives. Elles peuvent évoluer en fonction du secteur d’activité dans lequel le manager évolue. 

Un métier en pleine expansion

De plus en plus répandu en France, le métier d’Office manager a le vent en poupe. C’est particulièrement vrai dans les plus petites structures et autres start-ups. En effet ces dernières font du bien-être au travail une des clés de voûte de leur réussite 🙂 

Par ailleurs, plus la structure est petite, plus les tâches de l’Office manager seront variées. En effet, ce dernier se devra d’assister tous les collaborateurs de l’entreprise. Ce rôle concerne les activités administratives ou les tâches organisationnelles notamment. 

Aussi, dans un contexte de crise sanitaire tel que celle que nous traversons, le rôle de l’Office manager tend à devenir indispensable. En effet, dans une période de doute généralisé, avec une partie des effectifs en télétravail ou chômage partiel, le moral des équipes peut se retrouver en berne. Et c’est là que le rôle de l’office manager entre en jeu. Ce dernier, de par son sens du relationnel et sa connaissance des obligations administratives sera un allié de choix pour l’ensemble des salariés qui pourront compter sur lui. Occupant une place centrale, celui-ci accompagne les membres de l’équipe et assure sa cohésion ainsi que son efficacité en temps de crise. Un rôle valorisant à ne pas prendre à la légère 😉

Comment devenir soi-même Office manager ?

Métier en devenir, le poste d’Office manager est donc de plus en plus prisé. Si vous souhaitez vous assurer d’une carrière porteuse, que vous avez le goût du contact humain et des choses bien faites, ou que vous avez peur de vous ennuyer avec des tâches répétitives, alors ce métier est fait pour vous ! Avant de vous lancer, jetez un œil aux différents moyens à votre disposition pour y parvenir 🙂

Les qualités humaines et compétences indispensables

Si les missions et les tâches quotidiennes de l’Office manager sont très variées, il doit être organisé et polyvalent pour être efficace. 

De plus, en constante relation avec l’ensemble de l’équipe, il est important pour un bon Office manager d’avoir un excellent sens relationnel. Mais aussi le goût du contact humain. En effet, ce dernier est ouvert et avenant pour répondre aux demandes des collaborateurs. Il se doit d’être alerte pour ces demandes qui arrivent régulièrement et de façon inopinée. 

Enfin, au cœur de l’entreprise, l’Office manager a souvent de bonnes relations avec l’ensemble des membres du personnel. Dès lors, il connaît bien l’ensemble de l’équipe, les missions et la personnalité de chacun. A l’image d’un parent, l’Office manager est celui ou celle sur qui on pourra toujours compter !

Ci dessous les compétences et qualités humaines indispensables pour être un bon office manager : 

• Maturité et conscience professionnelle ; pour mener à bien son rôle de coordinateur tout en mettant en avant sa pro-activité
• Un sens relationnel à toute épreuve ; pour soutenir au mieux les équipes et leur assurer de bonnes conditions de travail
• Capacité à prendre des décisions et autonomie ; à l’instar de tout manager, l’Office manager doit être capable de prendre des décisions efficaces. Et ce de manière individuelle
• Rigueur et gestion du stress ; pluridisciplinaire, l’Office manager doit être capable de s’organiser et de prioriser ses tâches au quotidien… Sans succomber au stress
• Sens de la négociation et attrait pour les chiffres ; en constante relation avec les fournisseurs et les prestataires, l’office manager doit pouvoir être à l’aise avec les chiffres et les négociations

Pro tip : N’hésitez pas à faire valoir ces qualités sur votre CV, listées de façon claires et précises. Elles montreront aux recruteurs que vous avez cerné les attentes de l’entreprise concernant votre futur poste 😉

Les parcours privilégiés pour devenir Office manager 

Pour prétendre au poste d’Office manager, un minimum de Bac+2 est bien souvent demandé. Notamment dans les domaines du support ou l’assistance managériale.

Dans le cas de petites structures, ce type de poste est également accessible par le biais de BTS gestion de PME qui apportera les compétences les plus valorisées dans ce métier. 

Pour ce qui est des plus grandes structures, on recommande souvent de suivre des formations bac+3, voire bac+5, en management. En effet, les tâches de l’Office manager étant très variées, il n’est pas rare de lui confier une fonction administrative plus lourde. C’est le cas de la comptabilité, par exemple, qui nécessite une formation adéquate. 

Ces formations sont diverses, et elles sont souvent effectuées dans le cadre d’un parcours classique (BTS ou licence universitaire), mais aussi en e-learning ! De plus en plus prisé, ce mode de formation est également possible dans le cas d’une alternance. De quoi adapter vos horaires, tout en suivant une formation à la fois théorique et pratique, qui vous permettra de vous former à votre futur métier en entreprise. 

Si vous êtes tentés par ce mode de formation, pourquoi ne pas penser au Bachelor spécifique à l’Office management en alternance 😉 

Par ailleurs, d’autres formations du même type seraient susceptibles de vous intéresser, alors n’hésitez pas à contacter nos conseillers en formation. Ils répondront à toutes vos questions sur le sujet !

En ce qui concerne les expériences les plus valorisées, un certain temps passé à des postes de secrétariat ou de standard d’accueil sera très bien reçu par les recruteurs 🙂 

Aller plus loin : Rémunération et évolutions

Rémunération

En début de carrière, pour un profil de junior, le salaire brut d’un Office manager commence généralement à 2000 euros. Toujours en junior, ce salaire peut monter jusqu’à 3000 euros. Comme dans la plupart des corps de métiers, cette grille de salaire est évolutive. Et la rémunération brute tend à augmenter au fil des années. Dès lors, pour un Office manager senior, la rémunération peut aller jusqu’à 4000 euros mensuels brut. 

Attention, il s’agit ici de la rémunération française, et cette dernière tend à varier en fonction des pays. Ainsi, si vous êtes correctement formés aux outils digitaux avec une bonne connaissance de la langue anglaise, sachez que votre salaire aux Etats-Unis avoisinerait les 6000 dollars bruts par mois 😉 

Perspectives d’évolution

Le métier d’Office manager devient de plus en plus concret dans vos projets d’avenir, vous vous lancez dans une formation adéquate pour atteindre le job de vos rêves… Pourtant tout n’est pas figé. En effet, remplissant des fonctions administratives, et habitué des tâches relatives à la gestion, un bon Office manager voit ses possibilités d’évolution décuplées. Après quelques années, si votre expérience est suffisante, vous pourrez donc vous tourner aisément vers d’autres postes. Ainsi, vous pouvez vous tourner vers les métiers de Secrétaire général.e ou de Responsable administratif et financier, par exemple. 

Selon ses envies, ses centres d’intérêt ou ses compétences relationnelles, un Office manager peut également choisir de se concentrer sur les tâches qu’il préfère. Elles peuvent être relatives au bien-être au travail (CHO) ou prendre en charge des missions tournées vers la Responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Quoi qu’il arrive, un Office manager devient très vite indispensable à l’entreprise dans laquelle il évolue. Ainsi, si ce dernier ne monte pas forcément en termes de hiérarchie, il pourra facilement repenser ses missions et étoffer les tâches dépendant de son poste pour un épanouissement garanti 🙂 

Somme toute, si vous êtes tentés par le métier d’Office manager, sachez que vous faites un très bon choix ! Tout d’abord, il s’agit d’un métier en plein boom, de plus en plus demandé dans les entreprises naissantes et valorisant le bien-être et l’efficacité de ses employés. Aussi, vous savez maintenant qu’il existe différentes manières d’atteindre ce poste. Notamment grâce à l’alternance qui vous donnera un avant-goût de votre futur métier. Enfin, rien n’est figé et vous pourrez facilement évoluer dans vos fonctions, afin qu’elles correspondent le plus possible à vos aspirations 😉