10 conseils pour relever le défi du télétravail en alternance

Comment bien accompagner un alternant à distance ? Telle est la question que se posent tous les employeurs confrontés au défi du télétravail en alternance. Crise sanitaire oblige, de nombreuses entreprises doivent en effet se résoudre à proposer le travail à distance à leurs apprentis ou leurs salariés en contrat de professionnalisation. Une situation délicate, qui déconcerte également les alternants ! Comment séparer ses cours, son travail en entreprise et sa vie privée dans de telles conditions ? Et comment maintenir sa motivation ? Mais n’allez pas croire que le défi soit impossible à relever pour autant ! Avec de l’organisation, les bons outils et quelques astuces, le télétravail en alternance peut très bien se passer. Suivez nos conseils pour bien gérer la situation, côté entreprise et côté alternant.

Télétravail en alternance : 5 bonnes pratiques à adopter côté entreprise

Respectez bien la réglementation en vigueur et les consignes gouvernementales

Vous aviez exclu les alternants du champ des personnes éligibles au télétravail dans votre charte ou un accord collectif ? C’est tout à fait votre droit. En effet, même si l’ANI de novembre 2020 prévoit la possibilité de télétravailler en alternance, votre entreprise reste libre d’appliquer une autre politique… Mais seulement en « temps normal » ! Jusqu’à la fin de la pandémie, ce sont les consignes gouvernementales qui prévalent.

Or, la Ministre du Travail Elisabeth Borne est très claire : TOUS les salariés doivent passer en télétravail, du moment que leur poste leur permet. Or, les alternants sont des salariés à part entière !

Certes, la tentation est grande de contourner cette consigne pour faciliter leur immersion professionnelle… Mais nous ne pouvons que vous recommander de l’appliquer :

• en premier lieu, pour des raisons sanitaires. Vous avez le devoir d’assurer la sécurité de vos alternants ! Ce qui, dans le contexte actuel, implique de leur éviter tout déplacement ou contact « inutile » ;
• en second lieu, pour éviter des sanctions. Sachez en effet qu’un alternant peut demander des dommages et intérêts s’il contracte la Covid-19 dans vos locaux alors que le télétravail était possible.

Autre point important : veillez à accorder les mêmes droits à votre alternant qu’à vos autres salariés en télétravail ! Exemple concret : si votre entreprise pratique le remboursement des frais sur justificatif ou qu’elle reverse une indemnité forfaitaire aux télétravailleurs, l’alternant doit aussi en bénéficier.

Equiper correctement votre alternant : essentiel pour que le télétravail se déroule bien

Assurez-vous que votre alternant dispose de l’équipement nécessaire pour effectuer toutes ses missions ! Au besoin, vous devrez peut-être lui fournir un ordinateur portable ou encore une tablette. Prenez alors contact avec votre OPCO : des aides existent pour financer l’équipement des apprentis.

Dans un second temps, veillez aussi à :

• installer directement les différents logiciels et autres outils digitaux dont l’alternant aura besoin ;
• ou au minimum à lui indiquer tous les outils qu’il doit installer et où il peut les télécharger, s’il utilise son propre appareil.

Conseil bonus : si l’alternant doit utiliser des outils qu’il n’a encore jamais « testé » dans vos locaux, prévoyez un petit tutoriel en ligne !

Tuteur ou maître d’apprentissage : mettez tout en œuvre pour bien accompagner votre protégé(e)

Quelles que soient les circonstances, le tuteur ou maître d’apprentissage doit pouvoir assurer pleinement son rôle. Mission impossible en télétravail ? Que nenni : il suffit généralement d’un peu d’organisation ! En pratique, il est surtout recommandé de :

• faire le point au moins une fois par semaine avec l’alternant. En visio de préférence : cela peut vous permettre de détecter des signes de fatigue ou de stress qui passeraient totalement inaperçus lors d’un simple échange de mails. Profitez-en pour définir ensemble le planning de télétravail hebdomadaire. Il doit indiquer clairement les jours télétravaillés, les objectifs à atteindre, la date des livrables et les jours en entreprise si certaines tâches nécessitent vraiment sa présence sur place ;
• diviser les missions longues en plusieurs petites étapes, avec des objectifs précis. Ainsi, votre protégé n’aura pas l’impression d’être totalement livré à lui-même pendant des jours… Un bon point pour entretenir sa motivation ! De plus, cette technique permet de détecter rapidement si l’alternant se trompe de direction et de lui donner tous les conseils utiles pour « rectifier le tir » immédiatement ;
• bien indiquer que vous êtes joignable au besoin de telle heure à telle heure, que ce soit par mail, par téléphone ou encore via une messagerie en ligne instantanée (ex. : Slack, Google Hangouts).

« Avoir une messagerie type Slack ou autre afin que l’alternant pose ces questions au fur et à mesure et qu’il n’ait pas de point de blocage est important dans le cadre du travail à distance »

Cécile Bagot, chargée de missions RH chez HelloWork.

Misez sur les outils collaboratifs pour faciliter le télétravail en alternance

Si un alternant a besoin d’être encadré par son tuteur ou maître d’apprentissage, il doit aussi pouvoir collaborer avec les autres membres de l’équipe pour :

• se sentir bien intégré ;
• comprendre tous les rouages de l’entreprise ;
• apporter un regard neuf sur les différentes pratiques mises en place ;
• proposer de nouvelles idées ou de nouveaux projets, etc.

C’est là que lui donner accès à des outils collaboratifs prend tout son intérêt ! Parmi les plus populaires, citons notamment :

• Trello, permettant de regrouper de nombreuses données dans des tableaux (ex. : checklists, dates limites, pièces jointes, commentaires). Si certaines options sont payantes, sa version gratuite est souvent suffisante pour les TPE/PME ;
• NextCloud qui permet de stocker les données sur votre propre serveur. Un bon point pour limiter les risques de « fuites » ! Retenez aussi que cet outil intègre de nombreuses fonctionnalités (ex. : calendrier, automatisation des tâches répétitives, partage et modification de documents, ajout de commentaires) ;
• Monday, qui intègre notamment une messagerie instantanée et des tableaux de tâches. À noter également que des tutoriels vidéo sont à la disposition des nouveaux utilisateurs.

Aux côtés des outils collaboratifs « généralistes », vous trouverez aussi des outils plus spécialisés comme GitHub par exemple, qui s’adresse avant tout aux programmeurs.

Instaurez aussi des moments de convivialité pour renforcer les liens entre l’alternant et son équipe

Partager un café durant la pause, parler de tout et de rien près de la fontaine à eau… Tous ces petits échanges informels sont très importants pour réussir l’intégration d’un alternant ! Sans parler de leur intérêt pour maintenir la cohésion d’équipe…

Fort heureusement, des solutions existent pour préserver les interactions sociales malgré la distance. Grâce à des outils de visioconférence comme Zoom, Skype ou Google Hangouts, vous pouvez notamment organiser des :

• pause-café virtuelles régulières ;
• séances de méditation ou de yoga ;
• challenges sportifs, etc.

Et pourquoi ne pas proposer également un escape game ? Sachez en effet que ce grand « classique du team building » se décline en mode virtuel durant la crise sanitaire !

Télétravail en alternance : 5 conseils pour relever le défi côté alternant

Séparez autant que possible cours, travail et vie privée

Trouver un bon équilibre entre vos études, votre travail et votre vie personnelle est essentiel pour rester performant(e) et conserver toute votre motivation ! Première chose à faire : bien définir votre planning de la semaine et vous y tenir autant que possible. Normalement, votre tuteur ou maître d’apprentissage vous aidera à bien organiser votre travail. Mais n’oubliez pas de réserver aussi des plages horaires pour vos cours et vos révisions. Dans l’idéal, conservez le même rythme que vous aviez avant de passer en télétravail !

D’autre part, nous vous conseillons également :

• d’utiliser une to-do list pour cocher les tâches en fonction de votre avancement ;
• de vous habiller comme si vous alliez vraiment en bureau. Certes, un bon pyjama peut sembler plus confortable, mais il ne vous aide pas du tout à vous mettre dans l’ambiance pour travailler : réservez-le à vos moments de détente. De plus, adopter une tenue professionnelle envoie un message clair à vos proches : vous êtes VRAIMENT en train de travailler et il ne vaut mieux pas vous déranger ;
• d’étudier et télétravailler dans deux endroits différents. Travaillez dans votre salon et étudiez dans votre chambre par exemple. Cela aide à bien délimiter les deux activités ! Cela étant dit, vous devez avant tout être au calme, ce qui n’est parfois possible que dans une seule pièce de la maison… Dans ce cas, essayez de changer un peu la décoration de votre bureau (ex. : photos différentes) pour marquer le passage d’une activité à l’autre.

Pensez aussi à désactiver les notifications de vos réseaux sociaux personnels lorsque vous étudiez ou que vous travaillez. Ils représentent une importante source de distraction !

Voyez la situation sous un angle positif

Certes, le télétravail bouleverse vos habitudes. Surtout si vous travaillez intégralement à distance… Cependant, le télétravail a aussi ses bons côtés en alternance : essayez donc de voir la situation sous un angle positif pour rester motivé(e). Il vous offre notamment une occasion parfaite pour :

• gagner en autonomie ;
• booster votre capacité à vous organiser ;
• mettre en valeur votre proactivité et votre motivation.

Que des qualités très appréciées chez les alternants ! Pour « faire vos preuves », pensez par exemple à :

• demander vous-même un rendez-vous en visioconférence à votre référent pour lui rendre compte de vos avancées sur vos missions en cours, lui parler des nouveaux outils et compétences que vous êtes parvenu à maîtriser ou encore pour lui soumettre une idée importante ;
• proposer l’utilisation d’outils pour faciliter vos échanges avec l’équipe (ex. : messagerie instantanée, outils collaboratifs comme Trello). Vous pouvez aussi suggérer l’utilisation d’un réseau social vocal pour discuter entre vous de manière informelle comme Virtual Watercooler par exemple ;
• vous renseigner régulièrement sur l’évolution de l’activité de l’entreprise auprès de votre tuteur, etc.

« Le fait d’avoir gagné en autonomie a fait que je ne me suis pas trop senti gêné par la distance : je pouvais me responsabiliser et avancer le plus possible de mon côté »

Témoignage d’un alternant à l’issue du premier confinement – Welcome to The Jungle.

Gardez une posture professionnelle durant vos échanges en visio

Pour démontrer que vous prenez toujours votre alternance très au sérieux, même en télétravail, soignez vos échanges professionnels en visioconférence. Cela implique surtout :

• d’être bien habillé(e) de la tête aux pieds. Exit le « look chemise de travail/pantalon de pyjama » si à la mode depuis le premier confinement ! Certes, votre accoutrement peut passer totalement inaperçu. Mais il y a toujours un risque que votre interlocuteur le remarque : il suffit que vous soyez obligé(e) de vous lever durant la visio pour une raison ou une autre ;
• de vous asseoir le dos bien droit sur une chaise plutôt que sur votre canapé ou le bout de votre lit ;
• de bien faire attention à ce qui figure sur votre espace de travail et à l’arrière-plan. Vous n’avez sans doute pas envie que vos collaborateurs voient votre linge sale traîner derrière vous par exemple ! À plus forte raison si vous essayez de prouver votre sens de l’organisation…

Télétravail en alternance : osez parler de vos difficultés

Vous avez du mal à vous concentrer ? Vous avez l’impression que vous ne parviendrez pas à remplir vos missions dans ces conditions ? Il n’y a pas de honte à avoir : cela peut arriver à tout le monde. L’essentiel est d’oser en parler ! Rappelez-vous : même si vous êtes en télétravail, vous n’êtes jamais seul(e). Contactez votre tuteur/maître d’apprentissage pour lui expliquer la situation : il vous aidera à trouver une solution ! Bien souvent, il suffit de mettre en place des « rendez-vous » plus fréquents pour que tout rentre dans l’ordre.

N’hésitez pas aussi à parler de vos difficultés avec :

• vos collaborateurs ;
• d’autres alternants en télétravail via le forum de votre organisme de formation. Vous pourrez ainsi vous échanger des astuces et vous remonter le moral mutuellement.

Bien entendu, vous pouvez aussi contacter votre learning coach ou l’équipe pédagogique de votre organisme de formation si vous avez également du mal à suivre vos cours !

Décompressez !

Last but not least : ménagez-vous de vrais moments de repos. Nous insistons sur ce point car beaucoup d’alternants ont du mal à « déconnecter » lorsqu’ils sont en télétravail. Ils sautent la pause-déjeuner pour finir au plus vite un dossier par exemple. Ou bien ils travaillent jusqu’à très tard le soir, parfois même sans s’en rendre compte ! Un rythme épuisant, qui peut rapidement saper la motivation : vous avez besoin de décompresser régulièrement pour réussir votre alternance !

Pour vous préserver, nous vous conseillons notamment de :

• programmer une alarme pour vous arrêter de travailler à l’heure normale ;
• vous accorder chaque jour un moment « rien qu’à vous ». Bain relaxant, méditation, musique, jeux vidéo : peu importe ! L’essentiel est de faire une activité qui vous plaît ;
• passer en mode avion pour vous couper de toutes les sollicitations lorsque vous essayez de vous détendre ;
• faire du sport 2 à 3 fois par semaine. C’est très efficace contre le stress ;
• profiter au maximum de vos jours de repos pour vous amuser et passez de bons moments avec vos proches. Quitte à utiliser les réseaux sociaux et le téléphone pour éviter les risques sanitaires !

Alternance : vous hésitez encore ?

Si le défi du télétravail en alternance peut effrayer de prime abord, il se relève facilement avec un bon accompagnement et les outils digitaux adéquats. Mieux encore : il peut même aider les alternants à se responsabiliser et à gagner en autonomie ! Il ne doit donc pas constituer un frein pour les entreprises hésitant encore à embaucher en alternance en 2021. Il serait d’autant plus dommage de vous en priver que recruter en alternance présente de nombreux avantages ! D’où, entre autres, la possibilité de profiter d’aides à l’embauche de 5000€ pour un alternant de moins de 18 ans ou de 8000 € pour un majeur. Des aides exceptionnelles, qui devaient s’achever fin janvier, mais qui ont été prolongées jusqu’à décembre 2021 : profitez-en !

Même conseil pour les étudiants : l’alternance a le vent en poupe, profitez-en pour apprendre le métier de vos rêves tout en étant rémunéré(e) et en engrangeant de l’expérience professionnelle ! Dans l’idéal, visez un métier porteur : plusieurs formations en alternance, comme un Mastère Management de Projet Digital par exemple, peuvent notamment vous permettre d’exercer un métier du digital très recherché (ex. : Community Manager, Chef de projet digital).

Cela étant dit, il existe encore bien d’autres options intéressantes : n’hésitez pas à faire le point avec nos conseillers pour bien choisir votre orientation.

Un dernier conseil pour conclure : que vous soyez un futur alternant ou une entreprise, il existe de nombreuses bonnes pratiques à connaître pour bien démarrer votre collaboration. Consultez donc notre guide pour un début d’alternance réussi !